Persiapan Penting Beralih Ke Online Learning

5 Persiapan Penting untuk Beralih ke Pelatihan Online

Pelatihan online kini menjadi hal yang penting dalam perusahaan, terutama mulai dari masa pandemi ini. Pekerjaan karyawan yang kini sudah online, membuat adanya kebutuhan agar pelatihan dilakukan secara online juga. Untuk mengubah pelatihan tradisional menjadi pelatihan online, dibutuhkan rencana yang matang untuk membuat pelatihan menjadi efektif. Ini dia 5 hal yang harus persiapkan untuk beralih ke pelatihan online

1. Menentukan Server

Untuk menyimpan berbagai data, dapat digunakan local server ataupun cloud. Local server artinya server dihosting secara fisik di dalam perusahaan. Server dikontrol, dikelola, diurus, disediakan, oleh perusahaan dan tim IT internal. Data dan informasi dibagikan antar komputer melalui jaringan lokal perusahaan. Jadi dibutuhkan biaya cukup besar untuk membeli hardware, instalasi, lisensi, layanan IT, tambahan ruangan dan biaya listrik yang tidak sedikit. Local server tidak dapat diakses dari luar perusahaan, jadi harus dipertimbangkan bagaimana akan membagikan data secara online. Namun baiknya, karena server ada di dalam perusahaan, data menjadi lebih aman dan mengurangi risiko kebocoran data.

Dengan cloud server, perusahaan Anda akan menggunakan penyedia jasa hosting seperti Alibaba Cloud, Amazon Web Serice, dan lain sebagainya. Penyedia layanan cloud ini akan menyediakan, menginstal, dan mengelola semua hardware software dan juga infrastruktur pendukung lainnya di local server mereka. Anda tinggal mengakses layanan ini dengan internet dari browser web atau aplikasi seluler. Salah satu keuntungan terbesar memilih cloud yakni tidak diperlukannya biaya besar di muka. Perusahaan Anda cukup membayar biaya langganan bulanan atau tahunan sesuai penggunaan. Pemeliharaan, dukungan, keamanan, dan perangkat lunak terbaru menjadi tanggungan penyedia cloud, sehingga tidak dibutuhkan banyak staf IT.

2. Memilih LMS

Untuk memilih LMS yang sesuai, Anda dapat membandingkan LMS individual dengan LMS enterprise, dan juga LMS gratis dengan LMS berbayar.

Individual VS Enterprise

LMS Individual menggunakan subscription untuk memenuhi kebutuhan berbeda dari masing-masing individu, contohnya IBM Digital Learning.

LMS Enterprise digunakan oleh banyak orang, yang umumnya lebih dari 500 pengguna. LMS jenis ini dapat didesain untuk terus tumbuh bersama perkembangan perusahaan dengan bermacam-macam fitur built-in untuk memenuhi berbagai kebutuhan perusahaan.

Gratis VS Berbayar

LMS gratis banyak tersedia di internet. Semua orang yang memiliki kemampuan dapat men-deploy sendiri dan membuat berbagai macam modul pembelajaran yang dapat diakses seperti e-learning pada umumnya. Namun biasanya, LMS gratis tidak dapat memenuhi semua kebutuhan perusahaan. Belum lagi update pada platform yang membutuhkan banyak waktu dan tenaga, pemeliharaan dan upgrade LMS, serta penambahan fitur yang dibutuhkan.

Produk LMS berbayar didesain untuk dapat digunakan oleh berbagai organisasi, baik perusahaan maupun institusi pendidikan karena adanya beragam fitur seperti learning path, migrasi data, menghasilkan laporan pembelajaran, membuat kalender training dan berbagai fitur lainnya yang dapat diintegrasikan dengan sistem perusahaan. LMS berbayar juga mudah di deploy sehingga tidak memakan banyak waktu dan tenaga. LMS berbayar tentu saja merupakan LMS yang terpercaya dan dapat diandalkan.

3. Mempersiapkan tim e-learning

Untuk mempersiapkan tim e-learning, dibutuhkan tiga peran penting yang terlibat. Tim dari divisi IT, content creator dan administrator dari divisi Learning and Development.

• Tim IT

Tim dari divisi IT dibutuhkan untuk instalasi, pemeliharaan dan peningkatan LMS serta mengelola server yang digunakan untuk LMS.

• Content creator

Content creator dibutuhkan untuk membuat konten e-learning, mengubah modul cetak menjadi modul yang siap ditampilkan saat online learning, serta bekerjasama dengan para SME atau trainer agar maksud dari para profesional dapat tersampaikan dengan baik pada peserta pelatihan.

• Administrator

Administrator dibutuhkan untuk mengumpulkan modul cetak yang sudah dimiliki agar dapat digunakan oleh content creator, meng-upload konten online learning yang sudah dibuat oleh content creator, membuat jadwal, membuka kelas, dan juga mengumpulkan hasil report dari pelatihan online.

Ketiga orang ini sebaiknya khusus menangani LMS agar LMS dapat terus berjalan dengan baik dan digunakan secara maksimal. Selain itu, mereka juga dapat langsung menangani LMS jika terjadi masalah baik dari sisi server maupun dari sisi software.

4. Mensosialisasikan perubahan

Dalam perubahan dari pelatihan secara tradisional menuju pelatihan online, perusahaan harus mengumumkan adanya perubahan yang akan dilakukan agar karyawan juga bersiap diri. Karena banyak kasus dimana karyawan lama enggan untuk menerima perubahan karena sudah nyaman dengan cara lama dan tidak merasa ada yang perlu diubah.

Berikut tips dalam melakukan sosialisasi terkait perubahan menjadi pelatihan online:

  1. Beritahu karyawan bahwa akan ada perubahan menjadi pelatihan online.
  2. Karyawan perlu tahu adanya masalah yang harus diselesaikan dengan pelatihan online
  3. Beritahu tujuan dari pelatihan online.
  4. Berikan waktu bagi karyawan untuk mempersiapkan diri dengan memberikan demo ataupun tutorial untuk mengakses LMS.
Dengan mengumumkan terlebih dahulu sebelum perubahan dilakukan, akan membuat keseluruhan proses perubahan menjadi lebih mudah.

5. Melakukan konsultasi e-learning

Jika dirasa perubahan menjadi pelatihan online sulit dilakukan perusahaan, perusahaan dapat melakukan konsultasi dengan konsultan e-learning. Bahkan selain konsultasi, e-learning provider seperti Sunedu.id dapat melakukan semua pekerjaan yang dibutuhkan untuk bertransformasi menjadi pelatihan online, dan juga dapat melakukan enrichment setelah perusahaan Anda selesai membuat e-learning sendiri.

5 Persiapan Pentik untuk Beralih ke Pelatihan Online

Tinggalkan Komentar

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *